Für die Veranstaltung von Tagungen, Seminaren und Kongressen durch Organisationseinheiten der TU Wien gelten die folgenden Richtlinien:

1) Veranstaltungen, für die eine Organisationseinheit der TU Wien organisatorisch und finanziell hauptverantwortlich ist, sind über das Hauptkonto der Organisationseinheit (Globalbudget) im Rahmen der § 28 Bevollmächtigung abzurechnen. Nur Veranstaltungen zwecks Einwerbung von Drittmitteln dürfen im Drittmittelbudget verrechnet werden.

2) Das finanzielle Risiko trägt die (mit)veranstaltende Organisationseinheit, d.h. Überschüsse bleiben bei der Organisationseinheit, für Defizite muss die Organisationseinheit aus eigenen Mitteln aufkommen. Das Rektorat übernimmt keine Ausfallshaftung. (siehe auch Pkt. 5)

3) Die Veranstaltung ist der Quästur schriftlich mitzuteilen.

4) Bei Beauftragung einer internen/externen Firma/eines Tagungsbüros mit der Organisation, bei Veranstaltungen mit großem Volumen oder längerer Vorbereitungszeit erfolgt die finanzielle Abwicklung über ein bei der Quästur zu beantragendes Girokonto im Globalbudget, das temporär für diesen Zweck zur Verfügung gestellt wird. Dazu ist außerdem in der Controlling Abteilung einen Innenauftrag anzufordern.

5) Falls Zahlungen zu tätigen sind - noch bevor Einzahlungen erfolgt sind - ist ein Kreditantrag an den VR für Finanzen und Administration zu stellen oder eine Vorfinanzierung aus Drittmitteln vorzunehmen. Raumnutzungsgebühren werden erst am Ende der Veranstaltung in Rechnung gestellt.

6) Für die Veranstaltung von Tagungen, Seminaren und Kongressen sind keine Overheads (5 %) abzuführen; die Organisationseinheit steht es frei (und es ist ratsam) einen Ausfallshaftungs-Versicherung abzuschließen.

7) Bei Veranstaltungen laut Pkt. 1 kann das Rektorat im Falle, dass es trotz korrekter Planung und Budgetierung (Überprüfung durch Innenrevision) zu einem Defizit kommt, die Bezahlung der TU-internen Raumnutzungsgebühren ganz oder teilweise erlassen werden. Diesbezügliche Anträge sind (mit allen Budgetierungs- und Abrechnungsunterlagen) an den Vizerektor für Finanzen und Administration zu richten.

8) Veranstaltungen, welche nach diesen Richtlinien über das Globalbudget abzurechnen wären, aber bereits begonnen haben, dürfen bis zu deren Ende noch im Drittmittelbereich abgewickelt werden. Nach Abschluss der Tragung wird der Restbetrag in das Globalbudget des Institutes umgebucht und der Innenauftrag wird nach der Tagung geschlossen.