Technische Universität Wien
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2018-02-07 [ ]

Info-Mail 01/2018

Seit der Einführung des Rechnungseingangsbuches (REB) führen wichtige Themen immer wieder zu Ablehnungen seitens der Quästur.
Als Erleichterung wollen wir diese Themen zusammenfassen und Ihnen nochmals zur Verfügung stellen.

Themen:

1.    Notwendige Rechnungsmerkmale für Eingangsrechnungen
2.    Unterschied zwischen Gutschrift und nachträglicher Entlastung
3.    Richtlinien für CPD-Kreditoren
4.    Refundierung versus Privatverkauf
5.    Zahlungsnachweis bei Refundierungen
6.    Pflege von Importdaten
7.    Bestellmengeneinheit Leistung (LE) oder Stück (ST, PACK, …)
8.    Korrektur bei Cent-Differenzen

1.    Notwendige Rechnungsmerkmale für Eingangsrechnungen

Rechnungen müssen gemäß § 11 UStG folgende Merkmale verpflichtend enthalten:

• Name und Anschrift des liefernden bzw. leistenden Unternehmens
• Name und Anschrift Empfänger
       Technische Universität Wien
       Organisationseinheit
       Anschrift der Organisationseinheit
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung bzw. Art und Umfang der Leistung
• Tag der Lieferung bzw. Tag oder Zeitraum der Leistung
• Umsatzsteuerbetrag
• anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung
• Ausstellungsdatum
• fortlaufende Nummerierung
• UID-Nummer des leistenden Unternehmens
• UID Nummer des zahlenden/empfangenden Unternehmens muss im EU-Raum angegeben werden

Für Kleinbetragsrechnungen bis € 400,- inkl. USt (§ 11 Abs 6 UStG) genügen folgende Angaben:

• Name und Anschrift des liefernden bzw. leistenden Unternehmens
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung bzw. Art und Umfang der Leistung
• Tag der Lieferung bzw. Tag oder Zeitraum der Leistung
• Nettobetrag der Rechnung und Umsatzsteuerbetrag in einer Summe
• anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung

2.    Unterschied zwischen Gutschrift und nachträglicher Entlastung

Gutschrift: Gesamtbetrag der Rechnung - wählen Sie den Vorgang „Gutschrift“
Nachträgliche Entlastung: Teilbetrag einer Rechnung - wählen Sie den Vorgang „Nachträgliche Entlastung“

Endanwenderdokumentation Punkt 4 Seite 27

3.    Richtlinien für CPD-Kreditoren

CPD-Kreditoren für Aufwands- oder Investitionsbuchungen sind nur im Einzelfall und bei kleineren Beträgen zulässig. Bei Beträgen > EUR 400,- inkl. USt, bei wiederholten Zahlungen oder bei Refundierungen an TU-Mitarbeiter_innen muss ein Kreditor durch die Quästur angelegt werden.

Die Anforderung erfolgt mit dem Formular „Kreditor anlegen“ https://www.tuwien.ac.at/dle/finanzen/formulare_downloads/formulare_quaestur/ über das Ticketsystem der Quästur.

Ausnahmen sind folgende CPD-Kreditoren:
CPD Exzellenzstipendium - Kreditorennummer: 39000140
CPD Mobilitätsstipendium - Kreditorennummer: 39000141
CPD Sozialstipendium - Kreditorennummer: 39000142

Handbuch Rechnungswesen Punkt 1.5.2. Seite 8


4.    Refundierung versus Privatverkauf

RefundierungPrivatverkauf
Rechnungstitel

Technische Universität Wien
Institut für …

bei Kleinbetragsrechnungen bis EUR 400,00 (inkl. USt) kann der Rechnungstitel entfallen

Privatadresse

 

 

UID-NummerATU37675002
Zahlungsbelegsaldierte Rechnung im Originalsaldierte Rechnung im Original
Zahlungsnachweisbei Rechnungen über EUR 5.000,00
Überweisungsauftrag Bank

bei Fremdwährungsrechnung immer
Kontoauszug oder Umrechnungskursbeleg

bei Rechnungen über EUR 5.000,00
Überweisungsauftrag Bank

bei Fremdwährungsrechnung immer
Kontoauszug oder Umrechnungskursbeleg

falls keine Rechnung vorhanden:
Bestellung, Internetabfrage, Kopie aus Katalog, o.a. und Bestätigung durch zuständige Fachabteilung

SteuerkennzeichenV3, V4, V5, V6, V9, E4, R4V3
Formular (Hompepage der Quästur)

Refundierung

http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/Formulare/Refundierung.pdf

Privatverkauf

http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/Formulare/Privatverkauf.pdf


5.    Zahlungsnachweis bei Refundierungen

Der Zahlungsnachweis entfällt bei Refundierungen bis EUR 5.000 brutto.
Es ist nicht notwendig, bei Refundierungen einen Kontoauszug beizulegen oder dass die Rechnung als Bargeldrechnung gekennzeichnet ist.
Die/der Anfordernde bestätigt mit ihrer/seiner Unterschrift am Formular die Richtigkeit der Angaben.

Lediglich bei Auslandswährungen ist durch einen Kontoauszug oder durch einen Ausdruck einer österreichischen Bank der Umrechnungskurs zu belegen.

6.    Pflege von Importdaten

Bei EU-Kreditoren müssen die Importdaten für die Statistik Austria gepflegt werden.
Dienstleistungen: Ausschluss-Kennzeichen setzen
Warenlieferungen: die Importdaten sind zwingend zu pflegen

Endanwenderdokumentation Punkt 2.1.1 Seite 6


7.    Bestellmengeneinheit Leistung (LE) oder Stück (ST, PACK, …)

Achten Sie bitte genau auf die Bestellmengeneinheit, insbesondere auf die Unterscheidung zwischen Leistung und Stück.

Häufige Fehlerquellen:
Repräsentationsspesen (Warengruppe 531) = Leistungseinheit
Arbeitsessen/Lebensmittel (Warengruppe 407) = Leistungseinheit
Mieten/Kopiererwartung (Warengruppe 304) = Leistungseinheit
Porto/Dok.+Warenversand (Warengruppe 207) = Leistungseinheit
Telefon/Internet (Warengruppe 510) = Leistungseinheit
Druck- und Kopierkosten (Warengruppe 516) = Leistungseinheit
Mitgliedsbeiträge (Warengruppe 526) = Leistungseinheit

8. Korrektur bei Cent-Differenzen

Bitte beachten Sie die Vorgehensweise bei der Korrektur von Cent-Differenzen:

Entfernen Sie das Häkchen Steuer rechnen (falls gesetzt).

Den Nettobetrag in der Positionszeile dahingehend verändern, dass der Saldo keine Differenz mehr anzeigt.

Das Feld Steuer rechnen bleibt leer!